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La fattura elettronica è una delle novità del 2019. Questo nuovo un sistema di emissione delle fatture permette di mettere da parte la fattura cartaceo, assieme ai relativi costi e alle varie problematiche di trasmissione e conservazione.
L’obbligo di fatturazione elettronica, già in vigore dallo scorso anno per relazioni commerciali fra aziende e professionisti privati, dal primo gennaio 2019 vale anche tra privati e consumatori. In pratica, tutti i titolari di partita IVA dovranno emettere fattura elettronica; questa deve essere emessa sia se la cessione di un bene o la prestazione di un servizio avviene fra due professionisti (quindi due titolari di P. IVA), sia se avviene fra un professionista verso un consumatore finale.
Il funzionamento della fatturazione elettronica non è chiaro a tutti. Essendo questa una novità per le imprese e per i professionisti che cambia radicalmente la procedura di emissione, è naturale che ci siano delle incomprensioni a riguardo.
Innanzitutto, il formato della fattura elettronica è chiamato FatturaPA; è sostanzialmente un foglio dati digitale in formato XML che contiene le stesse informazioni di una normale fattura cartacea. Questa deve essere compilata dal fornitore tramite software e deve contenere la firma digitale (firma elettronica qualificata) di colui che emette fattura.
Una volta emessa, il fornitore dovrà inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio (abbreviato SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Il Sistema provvede ad effettuare i vari controlli tecnici di validità, per poi inviare il documento al soggetto interessato.
Compilare una fattura elettronica
La procedura di compilazione è rimasta pressoché identica. La fattura può essere compilata tramite un qualsiasi software apposito con l’unica differenza che, invece di stamparla, bisognerà indicare al programma di generare la fattura nel formato XML FatturaPA.
Il Sistema di Interscambio si occupa di recapitare la fattura al destinatario; per identificare a chi far recapitare il documento il software utilizza diversi metodi a seconda della natura del ricevente. Se la fattura è indirizzata agli uffici della Pubblica Amministrazione, questi vengono identificati da un Codice Univoco Ufficio che andrà inserito nella fattura. Se invece è destinata a imprese o professionisti, il sistema può utilizzare o l’indirizzo email PEC del cliente oppure un codice di accreditamento Sdl. Ovviamente, entrambi vanno inseriti in fattura. Nel caso la fattura vada recapitata ad un consumatore finale, il metodo di identificazione rimane un’incognita; si presume che venga utilizzato il Codice Fiscale.
Prima di essere inviata al Sistema di Interscambio, la fattura elettronica deve essere firmata tramite firma elettronica qualificata. Solitamente, le applicazioni di fatturazione si occupano di applicare la firma digitale, inviare la fattura al SdI tracciando automaticamente il percorso di ogni fattura (verifica di validità, accettazione o scarto) e di mettere il documento in conservazione sostitutiva (la fattura elettronica va conservata per 10 anni).
Cosa significa conservazione sostitutiva? Si tratta di una procedura che garantisce ad un documento informatico un valore legale che dura nel tempo, in modo equivalente al documento cartaceo.
L’utilità di questa procedura è quella di evitare di dover fare una copia cartacea del documento, andando ad abbattere i costi relativi alla stampa, eliminando i problemi relativi all’archiviazione e alla conservazione e digitalizzando i processi di ricerca e di consultazione, tutti effettuati tramite software.
Chi è esente dall’obbligo di rilasciare fattura elettronica
L’obbligo di emissione di fattura elettronica è obbligatorio dal 1 gennaio 2019 per quanto riguarda cessioni di beni o servizi fra soggetti che hanno residenza in Italia, stabiliti in Italia ed identificati nel territorio italiano. Tuttavia, nel caso di lavoratori in possesso di partita iva con regime fiscale forfettario o regime fiscale dei minimi, quest’obbligo non è in vigore, ovvero, questi sono soggetti NON obbligati ad emettere fattura elettronica. C’è comunque da sottolineare che questi si troveranno comunque a dover ricevere fattura elettronica, essendo considerati al pari dei consumatori finali. Di conseguenza, è comunque probabile che anche molti di essi ricorreranno alla fattura elettronica, per questioni di praticità.
Altro caso in cui non sussiste l’obbligo è per cessioni di beni o servizi nei confronti di extracomunitari o non residenti in Italia.